Auditoria-pro
La transacción «Auditoría PRO» de Kontalid Tools es la primera herramienta tipo proceso de Kontalid, que te permite auditar los eventos de las facturas electrónicas recibidas, para identificar cuáles se encuentran pendientes de aceptar y te permite guardar el proceso para poder actualizar la consulta rápidamente con el nuevo estado de los eventos cuando consideres que ya han sido enviados.
Ventajas de la Auditoría PRO:
- Consulta más rápida y sin contratiempos: Se conecta a la DIAN mediante mecanismos de proveedor tecnológico sin utilizar la página de consulta que tiene el CAPTCHA.
- Mayor eficiencia en tu control mensual: Te permite guardar los CUFES con la información básica de las facturas y volver a consultarlo posteriormente sin tener que volver a pegar los CUFES.
- Evita los reprocesos: Al quedar almacenada la información, si presentas algún contratiempo como pérdida del internet, falla de luz, bloqueo del computador, etc, no perderás el avance del proceso, podrás consultarlo y continuar en el punto donde quedó.
Requerimientos de manejo para la Auditoría PRO:
- REQUIERE CERTIFICADO DE FIRMA ELECTRONICA: Al ser un proceso que funciona con mecanismos de proveedor tecnológico, requiere obligatoriamente el uso del certificado de firma electrónica. NO sirve el TOKEN para este tipo de consultas. Si ya cuentas con un certificado de firma electrónica puedes usarlo en esta herramienta, si no cuentas con uno, lo puedes adquirir con nosotros.
- REQUIERE ADQUIRIR PAQUETE DE DOCUMENTOS: También por ser un proceso que funciona con mecanismos de proveedor tecnológico, requiere contar con un paquete de documentos para consulta. Nosotros te obsequiamos el primer paquete de 3.000 documentos cada año, sin embargo, si tu número de clientes o el tamaño de los mismos hace que requieras un paquete de consultas mayor, puedes adquirirlo por paquetes de 5.000 documentos a $50 por cada documento. Los paquetes de regalo y adquiridos son acumulables y NO VENCEN.
Pasos para crear un proceso de auditoría PRO
1. Esta transacción requiere contar con certificado de factura electrónica instalado en el computador. Si cuentas con uno, escribe la cedula del representante legal del certificado y da clic en Activar Certificado. Se desplegará una lista con los certificados disponibles, selecciona el que corresponde a la cedula que acabas de registrar. Espera uno segundos hasta que salga el mensaje «Certificado Activado»
2. En la sección superior derecha ubica el campo Receptor de facturación electrónica y busca allí el cliente al cual pertenecen los CUFES que vas a auditar. Esto te permitirá poder guardar de manera ordenada tus procesos para poder consultarlos posteriormente. Si aún no tienes clientes creados te saldrá la lista de clientes vacías, por lo cual, primero debes crear el cliente en la transacción CLIENTES de Kontalid Tools.
3. Selecciona el rango de fechas de los CUFES que vas a consultar y agrega una descripción que te permita identificar el proceso posteriormente. Los campos de fecha sólo son informativos para que tengas tus procesos ordenados para consultarlos, asegúrate de colocar la información correcta de acuerdo con el proceso que estás guardando.
4. Oprime el botón «Crear Proceso«, automáticamente se llenarán los campos Número de proceso, fecha de creación y estado.
5. Del listado de Excel que has descargado de la DIAN, filtra las facturas de venta recibidas, usando filtros en la columna tipo de documento, para seleccionar únicamente los documentos tipo Factura electrónica de venta o factura electrónica de contingencia, que son los que requieren eventos de aceptación y también filtra la columna Grupo seleccionando los documentos Recibidos.
Una vez tengas filtrados los documentos que quieres auditar, selecciona solo los CUFES sin el título de la columna y copialos con Ctrl+C o clic derecho <Copiar>
6. En el área de datos de la Auditoría PRO da clic derecho <Pegar solo CUFEs> y quedarán en pantalla los CUFES que vas a consultar
7. Oprime el botón de iniciar proceso que aparece en la parte superior izquierda debajo del botón de Activar Certificado. Una vez inicies el proceso, te saldrá una ventana indicándote cuántos documentos tienes disponibles en el paquete de consultas. AL darle aceptar ya quedarán guardados los CUFES y se descontarán del paquete.
8. Selecciona la carpeta en la que deseas guardar los documentos descargados por la herramienta. Recuerda que la Auditoría debe descargar el archivo.zip de cada factura y extraer el XML para leerlo y poner los datos en la transacción. Es por esto que debe guardarlos, además, el PDF y el XML quedarán guardados con su nombre bajo el estándar de Kontalid: Fecha, nombre del proveedor, prefijo y número de factura, para que puedas construir tu archivo de documentos soporte fácilmente. Te aconsejamos crear una carpeta con el mismo nombre que pusiste en la descripción del proceso ya que para actualizar el proceso deberás seleccionar la misma carpeta original.
El proceso tardará entre 6 y 8 segundos por CUFE y al finalizar tendrás la información de la factura y de los eventos que tenga dicha factura, tanto el número del evento como la fecha en la que fue realizado.
9. Una vez termine el proceso, puedes copiarlo dando clic derecho <Copiar CUFEs> y en Excel pegarlo con Clic derecho <Pegar> o CTRL+V. Con esta primera información consultada, puedes filtrar en Excel cuales facturas aún no tienen los eventos y solicitar al área encargada la realización de los mismos.
10. Cuando ya te confirmen que han sido realizados los eventos, podrás volver a la Auditoría PRO y consultar con el botón de lupa los procesos, seleccionar el que deseas auditar nuevamente, activar el certificado e iniciar el proceso, selecciona la carpeta original donde se guardaron los documentos en la primera parte del proceso y se realizará una actualización de la información de los eventos únicamente. En este caso, la actualización sólo tardará entre 1y 2 segundos por CUFE.
11. Al finalizar la consulta podrás volver a copiar la información como en el paso 9.
Información a tener en cuenta:
Se requiere tener un certificado de factura electrónica activado en el computador para el uso de esta transacción.
oSe requiere tener documentos disponibles para consulta, nosotros te regalamos 3.000, suficientes para una firma que inicia con algunos clientes pequeños. Si requieres más documentos porque tienes muchos clientes o tus clientes manejan mucho volumen de documentos, puedes adquirirlos en paquetes de a 5.000 documentos a $50 por documento.
Preguntas frecuentes:
¿Kontalid almacena la información de los CUFES que estoy consultando?
SI. Esta es la primera herramienta de Kontalid que almacena datos, lo hacemos para poder realizar la actualización agilizando el tiempo de respuesta y para que en eventualidades como caídas de internet, falta de luz o bloqueos, no pierdas la información que ya llevas consultada.
Si deseas conocer más acerca del manejo que le damos a la información en Kontalid, te invitamos a leer nuestra Política de privacidad y tratamiento de datos
¿Por cuánto tiempo se almacenará la información de esta herramienta?
Al ser un proceso pensado para realizarse de forma mensual y que utiliza espacio de almacenamiento en nuestro data center, la información solo se almacenará por 3 meses.